Tietosuojaseloste

Verkkosivustomme osoite on: http://www.viitasaarenvuokra-asunnot.fi/

Viitasaaren Vuokra-asunnot Oy:n harjoittama asuntovuokraustoiminta edellyttää henkilötietojen käsittelyä. Henkilötietojen käsittely perustuu yrityksen oikeutettuun etuun ja/tai asiakassuhteeseen, muuhun asialliseen yhteyteen tai asiakkaan antamaan suostumukseen. Henkilötietoja käytetään esimerkiksi asiakassuhteen hoitoon, asiakastyytyväisyys- ja muihin kyselyihin sekä asiakasviestintään, asuntojen kunnossapitotehtäviin sekä asuntojen markkinointiin. Viitasaaren Vuokra-asunnot Oy kiinnittää erityistä huomiota asiakkaan yksityisyyden ja henkilötietojen suojaukseen, ja noudattaa hyvää tietojenkäsittelytapaa.

Viitasaaren Vuokra-asunnot Oy ei käytä automaattista päätöksentekomenettelyä saamiensa henkilötietojen perusteella.

Henkilötietoja kerätään pääasiassa asiakkaalta itseltään. Lisäksi henkilötietoja kerätään mm. Intrum Justitia perintätoimiston luottotietorekisteristä sekä Väestörekisterikeskuksen väestötietojärjestelmästä. Viitasaaren Vuokra-asunnot Oy voi lisäksi kerätä www-sivustoillaan käyttäjien päätelaitetta koskevia tietoja evästeiden (”cookies”) ja muiden vastaavien tekniikoiden, kuten www-analytiikan, avulla.

Kerättyjä tietoja ei pääsääntöisesti luovuteta Viitasaaren Vuokra-asunnot Oy:n ulkopuolelle, pois lukien asunnon omistajan vaihtumista koskevat tilanteet ja tietosuojasuunnitelman mukaiset yhteistyötahot.

Henkilötietolain mukaan jokaisella henkilöllä on oikeus tarkastaa, mitä tietoja hänestä on rekisteriin talletettu. Tarkastuspyyntö tulee tehdä henkilökohtaisesti rekisterinpitäjän luona, jolloin henkilön tulee esittää viranomaisten hyväksymä henkilöllisyystodistus. Tietoja pyydettäessä on ilmoitettava nimi, henkilötunnus ja osoite sekä halutaanko tarkastaa johonkin tiettyyn asiaan liittyviä tietoja, kaikki tiedot vai tiedot joltain tietyltä ajanjaksolta.

Asiakkaalla on oikeus vaatia oikaistavaksi, poistettavaksi tai täydennettäväksi rekisterissä oleva itseään koskeva, käsittelyn tarkoituksen kannalta virheellinen, vanhentunut, puutteellinen tai tarpeeton tieto.

Viitasaaren Vuokra-asunnot Oy, Asiakaspalvelu, Keskitie 10, 44500 Viitasaari.

Jokaisella henkilöllä on oikeus saada tietonsa siirretyksi koneellisesti luettavassa muodossa toiselle rekisteripitäjälle, jos se on teknisesti mahdollista.

Henkilöllä on oikeus saada oikeuksiensa toteuttamista koskeva asia käsiteltäväksi toimivaltaiselle valvontaviranomaiselle (tietosuojavaltuutettu).

Käyntiosoite: Ratapihantie 9, 6. krs, 00520 Helsinki
Postiosoite: PL 800, 00521 Helsinki
Vaihde: 029 56 66700
Faksi: 029 56 66735
Sähköposti: tietosuoja(at)om.fi

Kielto-oikeudella tarkoitetaan henkilön oikeutta kieltää rekisterinpitäjää käyttämästä häntä itseään koskevia tietoja suoramarkkinointiin. Aiemmin mahdollisesti annetun suoramarkkinointiluvan voi myös peruuttaa milloin tahansa ilmoittamalla kiellosta sähköpostitse osoitteeseen vuokraasunnot@viitasaari.fi.

Tarkemmat tiedot rekistereistä ja henkilötietojen käsittelystä löytyy rekisteriselosteista alempaa tällä sivulla.

Rekisteriseloste – Asiakastiedot
Rekisteriseloste – Sidosryhmärekisteri
Rekisteriseloste – Työnhakijarekisteri
Rekisteriseloste – ILOQ-avainhallintajärjestelmä

Tutustu alla oleviin Henkilötietolain (523/1999) 10 §:n mukaisiin rekisteriselosteisiin.

1) Rekisterinpitäjä
Nimi: Viitasaaren Vuokra-asunnot Oy
Y-tunnus: 0177293-4

Yhteystiedot:
Keskitie 10
44500 VIITASAARI
Puh. 0407358796
vuokraasunnot@viitasaari.fi

2) Rekisteriasioita hoitava taho
Viitasaaren Vuokra-asunnot Oy / Asiakaspalvelu
Keskitie 10
44500 VIITASAARI
Puh. 0407358796
vuokraasunnot@viitasaari.fi

3) Rekisterin nimi
Viitasaaren Vuokra-asunnot Oy:n asiakasrekisteri

4) Rekisterin käyttötarkoitus
Henkilötietoja käsitellään asiakkuuden ja muuhun asialliseen yhteyteen perustuvan suhteen hallinnointiin, hoitamiseen, analysointiin ja kehittämiseen, kuten mm.

• asiakasviestintä
• asiakkaan tietojen ylläpito
• vuokrareskontran ylläpito
• asiakaskyselyt, esimerkiksi asiakastyytyväisyyskyselyt
• asuntojen kunnossapito ja tämän osalta tarvittavien tietojen jakaminen rekisterinpitäjän kanssa sopimussuhteessa oleville huoltoyhtiöille
• vuokrasaatavien ja muiden huoneenvuokrasaatavien perintä
• vuokrasopimusten päättäminen
• rekisterinpitäjän liiketoiminnan suunnittelu ja kehittäminen

5) Rekisterin tietosisältö
Rekisterissä voidaan käsitellä seuraavia henkilötietoja ja niiden muutostietoja asunnon hakijoista, suositeltavista asiakkaista, vuokralaisista sekä mahdollisista kanssavuokralaisista:

Perustiedot, kuten

• nimi
• henkilötunnus
• yhteystiedot (postiosoitteet, puhelinnumerot, sähköpostiosoitteet)
• sukupuoli

Asiakkuuteen ja muuhun asialliseen yhteyteen liittyvät tiedot, kuten

• asiakasnumero
• asiakkuuden alkupäivämäärä
• samassa taloudessa asuvien henkilöiden lukumäärä
• samassa taloudessa asuvan avio- tai avopuolison etu- ja sukunimi sekä henkilötunnus
• kaikkien samassa taloudessa asuvien henkilöiden etu- ja sukunimet sekä henkilötunnukset
• rekisteröidyn suostumuksella samassa taloudessa asuvien henkilöiden etu- ja sukunimet sekä henkilötunnukset
• tieto kanssahakijan rekisteröidylle antamasta luvasta itseään koskevien tietojen antamiseksi rekisterinpitäjälle-
• tieto mahdollisesta edunvalvojasta
• tiedot työssäkäynnistä ja työsuhteen kestosta sekä laadusta
• tulo- ja varallisuustiedot
• luottotiedot
• velkajärjestelytieto
• perintätieto
• asiakkuutta edeltävän asunnon tiedot
• asunnon tarvetta koskevat tiedot
• vuokrasuhteeseen liittyvät tiedot eli vuokrasopimustiedot, vuokran maksutiedot, vuokravakuustiedot sekä vuokrasuhteen päättämiset
• alaikäisen vuokralaisen osalta vuokrasopimuksen allekirjoittaneen huoltajan yksilöintitiedot
• reklamaatiot, palautteet sekä muu asiakkuuteen ja asialliseen yhteyteen liittyvä yhteydenpito, viestintä ja toimenpiteet, mukaan lukien puheluiden taltiot
• rekisteröityyn kohdistetut markkinointitoimenpiteet, niiden käyttö ja niiden yhteydessä annetut tiedot
• pankkitilitiedot vuokrasuhteen irtisanomiseen liittyen
• suoramarkkinointiluvat ja kiellot

6) Säännönmukaiset tietolähteet
Tietoja kerätään rekisteröidyltä itseltään muun muassa vuokra-asuntohakemuslomakkeesta ja sähköisistä palveluista. Henkilötietoja voidaan kerätä ja päivittää myös rekisterinpitäjän muista henkilörekistereistä, irtisanoutuvilta asiakkailta, rekisterinpitäjän yhteistyökumppaneilta sekä henkilötietoja koskevia palveluja tarjoavilta viranomaisilta ja yrityksiltä, kuten Väestörekisterikeskuksesta ja luottotiedot Suomen Asiakastieto Oy:n tai Intrun Justitian luottotietorekisteristä.

7) Henkilötietojen säilytysaika
Asuntohakemuksen jättäneen henkilön tiedot säilytetään kuuden vuoden ajan siitä, kun asiakas on viimeksi jättänyt hakemuksen, jollei asiakas ole tehnyt vuokrasopimusta.

Vuokrasopimukseen perustuvia tietoja voidaan säilyttää kymmenen vuotta siitä, kun vuokrasopimus on päättynyt ja vuokrasuhteeseen liittyvät velvoitteet ovat puolin ja toisin loppuun suoritetut. Sama säilytysaika koskee kaikkia asunnossa asuneita henkilöitä ja mm. puhelutallenteita ja muuta asiakkaan kanssa käytyä viestintää.

8) Tietojen luovuttaminen ja siirtäminen
Tietoja ei pääsääntöisesti luovuteta Viitasaaren Vuokra-asunnot Oy:n ulkopuolelle. Tietoja voidaan luovuttaa Viitasaaren kaupungin muille hallintokunnille markkinointitarkoituksiin tai kulloinkin voimassaolevan lainsäädännön sallimissa ja velvoittamissa rajoissa esimerkiksi Viitasaaren Vuokra-asunnot Oy:n puolesta taloushallintoa ja perintää suorittaville sopimuskumppaneille sekä tahoille, joilla lainsäädännön mukaan on oikeus tietojen saantiin. Lisäksi tietoja voidaan luovuttaa, huolto-, vartiointi-ja lukkoliikkeelle sekä sähkö- ja tietoverkkotoimittajille asumiseen liittyvien palveluiden toimittamiseksi. Mikäli asunnon omistajaksi tulee Viitasaaren Vuokra-asunnot Oy:n ulkopuolinen taho, voi Viitasaaren Vuokra-asunnot Oy luovuttaa asunnon uudelle omistajalle vuokrasuhteen hoitamiseksi tarpeelliset tiedot.

9) Rekisterin suojauksen periaatteet
Sähköisesti käsiteltävät rekisterin sisältämät tiedot ovat palomuurein, salasanoin ja tarvittavin muin tietoturvan toimialalla kulloinkin yleisesti hyväksyttävin teknisin keinoin suojattuja. Manuaalisesti ylläpidettävät aineistot sijaitsevat tiloissa, joihin on asiattomilta pääsy estetty. Ainoastaan yksilöidyillä rekisterinpitäjän ja sen toimeksiannosta ja lukuun toimivien yritysten työntekijöillä, jotka ovat salassapitovelvoitteen piirissä, on pääsy rekisterin sisältämiin tietoihin rekisterinpitäjän myöntämällä yksilöllisellä käyttöoikeudella.

10) Tarkastus-, kielto- ja korjausoikeus
Rekisteröidyllä on henkilötietolain mukainen oikeus tarkastaa, mitä häntä koskevia tietoja rekisteriin on talletettu. Tarkastuspyyntö tulee tehdä henkilökohtaisesti rekisterinpitäjän luona, jolloin henkilön tulee esittää viranomaisten hyväksymä henkilöllisyystodistus.

Henkilö voi käyttää tarkastusoikeuttaan kerran vuodessa maksutta. Jos tarkastuspyynnöt olisivat ilmeisen perusteettomia tai kohtuuttomia, erityisesti jos niitä esitetään toistuvasti tai jos pyydetään useampia jäljennöksiä, peritään pyynnön toteuttamisesta hallinnollisiin kustannuksiin perustuva maksu 80 euroa kerralta tai kieltäydymme pyynnön toteuttamisesta.

Rekisteröidyllä on oikeus kieltää häntä koskevien tietojen käsittely ja luovuttaminen suoramainontaa, etämyyntiä ja muuta suoramarkkinointia sekä markkina- ja mielipidetutkimuksia varten ottamalla yhteyttä rekisterinpitäjään.

Rekisteröidyllä on myös oikeus vaatia virheellisen tiedon korjaamista ottamalla yhteys rekisterinpitäjään.

1) Rekisterinpitäjä
Nimi: Viitasaaren Vuokra-asunnot Oy
Y-tunnus: 0177293-4

Yhteystiedot:
Keskitie 10
44500 VIITASAARI
Puh. 0407358796
vuokraasunnot@viitasaari.fi

2) Rekisteriasioita hoitava taho
Viitasaaren Vuokra-asunnot Oy / Asiakaspalvelu
Keskitie 10
44500 VIITASAARI
Puh. 0407358796
vuokraasunnot@viitasaari.fi

3) Rekisterin nimi
Viitasaaren Vuokra-asunnot Oy:n sidosryhmärekisteri

4) Henkilötietojen käyttötarkoitus
Henkilötietoja käsitellään Viitasaaren Vuokra-asunnot Oy:n ja sen sidosryhmiin kuuluvien henkilöiden väliseen viestintään ja tiedottamiseen sekä rekisterinpitäjän liiketoiminnan suunnittelu ja kehittäminen.

5) Rekisterin tietosisältö
Rekisteri sisältää henkilötietojen käyttötarkoituksen toteuttamisen kannalta tarvittavat tiedot, kuten:

• nimitiedot
• titteli/asema
• työnantaja
• koulutus
• työtehtävät ja osaaminen
• yhteystiedot (postiosoite, puhelinnumero, sähköpostiosoite)

Rekisterin tiedot poistetaan, kun käyttötarkoituksen mukaista perustetta niiden säilyttämiseen ei ole, mikäli rekisterinpitäjällä ei ole lain tai muun viranomaismääräyksen mukaista velvoitetta tietoja säilyttää.

6) Säännönmukaiset tietolähteet
Tiedot kerätään rekisteröidyltä itseltään ja tämän työnantajalta (mm. yhteydenpito, tapaamiset, tarjoukset). Tietoja voidaan kerätä myös ulkopuolisista lähteistä, kuten lehdistä ja muista julkaisuista, yleisesti saatavilla olevista internet- ja muista lähteistä sekä ulkopuolisten palveluntarjoajien pitämistä rekistereistä.

7) Tietojen luovuttaminen ja siirtäminen
Tietoja ei luovuteta Viitasaaren Vuokra-asunnot Oy:n ulkopuolelle eikä tietoja siirretä Euroopan Unionin tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle.

8) Tarkastus-, kielto- ja korjausoikeus
Rekisteröidyllä on oikeus tarkastaa, mitä häntä koskevia tietoja rekisteriin on talletettu. Tarkastuspyyntö tulee lähettää rekisteriasioita hoitavalle henkilölle ja sen on oltava kirjallinen ja allekirjoitettu. Tarkastuspyyntö voidaan tehdä myös henkilökohtaisesti rekisterinpitäjän luona.

Rekisteröidyllä on oikeus kieltää häntä koskevien tietojen käsittely ja luovuttaminen suoramainontaa, etämyyntiä ja muuta suoramarkkinointia sekä markkina- ja mielipidetutkimuksia varten ottamalla yhteyttä rekisterinpitäjään.

Rekisteröidyllä on oikeus vaatia virheellisen tiedon korjaamista ottamalla yhteys rekisterinpitäjään.

9) Rekisterin suojaus
Sähköisesti käsiteltävät rekisterin sisältämät tiedot ovat palomuurein, salasanoin ja tarvittavin muin tietoturvan toimialalla kulloinkin yleisesti hyväksyttävin teknisin keinoin suojattuja.

Manuaalisesti ylläpidettävät aineistot sijaitsevat tiloissa, joihin on asiattomilta pääsy estetty.

Ainoastaan yksilöidyillä rekisterinpitäjän ja sen toimeksiannosta ja lukuun toimivien yritysten työntekijöillä, jotka ovat allekirjoittaneet salassapitosopimuksen, on pääsy rekisterin sisältämiin tietoihin rekisterinpitäjän myöntämällä yksilöllisellä käyttöoikeudella.

1) Rekisterinpitäjä
Nimi: Viitasaaren Vuokra-asunnot Oy
Y-tunnus: 0177293-4

Yhteystiedot:
Keskitie 10
44500 VIITASAARI
Puh. 0407358796
vuokraasunnot@viitasaari.fi

2) Rekisteriasioista vastaava henkilö
Viitasaaren Vuokra-asunnot Oy / Asiakaspalvelu
Keskitie 10
44500 VIITASAARI
Puh. 0407358796
vuokraasunnot@viitasaari.fi

3) Rekisterin nimi
Viitasaaren Vuokra-asunnot Oy:n työnhakijarekisteri

4) Rekisterin käyttötarkoitus
Rekrytointitarpeet ja työhakemusten käsittely sekä niiden luomat tarpeet.

5) Rekisterin tietosisältö
Henkilö- ja yhteystiedot:

• nimi
• syntymäaika
• osoite
• puhelinnumero
• sähköpostiosoite

Osaamiseen ja työkokemukseen liittyvät tiedot kuten:

• peruskoulutus- ja tutkinnot suoritusajankohtineen
• muu suoritettu koulutus
• sovellusten ja ohjelmien käyttötaidot
• erityisosaaminen
• kielitaito
• nykyinen tehtävät (työnantaja, tehtävänimike sekä tehtäväkuvaus)
• tärkeimmät aikaisemmat tehtävät (työnantaja, tehtävänimike sekä tehtäväkuvaus)
• suosittelijat

Tallennettavia tiedostoja ovat mm:

• työhakemukset liitteineen
• haastattelumuistiinpanot
• henkilöarvioinnin raportit

6) Säännönmukaiset tietolähteet
Hakijan sähköisesti tai paperilla toimittamat tiedot liitteineen sekä haastattelut ja yhteydenotot.

7) Hakijan tietojen säilytysaika
Viitasaaren Vuokra-asunnot Oy säilyttää hakemustiedot kahden vuoden ajan siitä hetkestä laskien, kun kulloinenkin rekrytointiprosessi on päättynyt ja uusi työntekijä on valittu.

8) Säännönmukaiset tietojen luovutukset
Tietoja ei pääsääntöisesti luovuteta Viitasaaren Vuokra-asunnot Oy:n ulkopuolelle. tehtävänkuvaan mahdollisesti liittyvän henkilöarviointiin liittyen henkilötiedot voidaan toimittaa henkilöarvioinnin tekevälle yhteistyökumppanille.

9) Tietojen siirto EU:n tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle
Tietoja ei siirretä Euroopan unionin tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle.

10) Tarkastus-, kielto- ja korjausoikeus
Rekisteröidyllä on oikeus tarkastaa, mitä häntä koskevia tietoja rekisteriin on talletettu. Tarkastuspyyntö tulee lähettää rekisteriasioita hoitavalle henkilölle ja sen on oltava kirjallinen ja allekirjoitettu. Tarkastuspyyntö voidaan tehdä myös henkilökohtaisesti rekisterinpitäjän luona.

11) Rekisterin suojauksen periaatteet
Paperiasiakirjat säilytetään lukituissa tiloissa, jonne on pääsy vain nimetyillä, salassapitosopimuksen allekirjoittaneilla henkilöillä.

Atk-järjestelmään talletetut tiedot säilytetään keskitetysti lukitussa ja valvotussa atkkonesalissa, joka on palomuurilla ja muilla teknisillä keinoilla suojattu. Tietoihin on pääsy vain nimetyillä, salassapitosopimuksen allekirjoittaneilla henkilöillä, joilta edellytetään järjestelmään kirjautumisessa yksilöllistä käyttäjätunnusta ja salasanaa.

1) Rekisterinpitäjä
Nimi: Viitasaaren Vuokra-asunnot Oy
Y-tunnus: 0177293-4

Yhteystiedot:
Keskitie 10
44500 VIITASAARI
Puh. 0407358796
vuokraasunnot@viitasaari.fi

2) Rekisteriasioista vastaava henkilö
Viitasaaren Vuokra-asunnot Oy / Asiakaspalvelu
Keskitie 10
44500 VIITASAARI
Puh. 0407358796
vuokraasunnot@viitasaari.fi

3) Rekisterin nimi
ILOQ-avainhallintajärjestelmä

4) Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus
ILOQ-avainhallintajärjestelmän tarkoitus on asukkaiden, työntekijöiden ja muiden tiloissa oleskelevien ja työtätekevien henkilökohtaisen turvallisuuden varmistaminen, omaisuuden suojaaminen sekä avainten käyttäjätietojen hallinta.

Oikeusperuste: Rekisteröity on antanut suostumuksensa henkilötietojensa käsittelyyn yhtä tai useampaa erityistä tarkoitusta varten.Käsittely on tarpeen sellaisen sopimuksen täytäntöön panemiseksi, jossa rekisteröity on osapuolena, tai sopimuksen tekemistä edeltävien toimenpiteiden toteuttamiseksi rekisteröidyn pyynnöstä. Käsittely on tarpeen rekisterinpitäjän lakisääteisen velvoitteen noudattamiseksi.

5) Rekisterin tietosisältö
Avainten käyttäjien henkilötiedot (nimi, osoite, yhtiön työntekijöiltä tehtävänimike, osoite, puhelinnumero ja sähköpostiosoite) sekä tiedot käytössä olevista avaimista.

6) Säännönmukaiset tietolähteet
Asiakasrekisteri sekä yhtiön henkilötietojärjestelmä.

7) Tietojen säännönmukaiset luovutukset
Tietoja ei pääsääntöisesti luovuteta Viitasaaren Vuokra-asunnot Oy:n ulkopuolelle. Tietoja voidaan luovuttaa poliisille esitutkintamateriaaliksi sen osalta, kenen hallinnassa tietty avain on ollut.

8) Tietojen siirto EU:n tai ETA:n ulkopuolelle
Tietoja ei säännönmukaisesti luovuteta EU:n tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle. Henkilötietoja voidaan siirtää Euroopan unionin tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle henkilötietolain 23 §:n 8 kohdassa mainittuja komission hyväksymiä mallisopimuslausekkeita käyttäen.

9) Tietojen säilytysajat
Tietoja säilytetään rekisterissä niin kauan kuin asiakkaan avaimen hallintaoikeus sitä edellyttää.

10) Rekisterin ylläpitojärjestelmät ja suojauksen periaatteet

Sähköiset ylläpitojärjestelmät
Avainhallintajärjestelmä Iloq
Laitteisto: Palvelin, avainlukija P10S, verkko, työasemat

Manuaalinen aineisto
Järjestelmästä tulostetaan asiakkaalle ja itsellemme sopimuspohja jossa selviää asiakkaan avaimen käyttöoikeus. Sopimuspapereita säilytetään niin kauan,kun asiakas on palauttanut avaimensa.

Tietojen suojauksen periaatteet
Tietotekniset laitteet sijaitsevat suojatuissa ja valvotuissa tiloissa. Asiakastietojärjestelmien ja tiedostojen käyttöoikeudet perustuvat henkilökohtaisiin käyttöoikeuksiin ja niiden käyttöä valvotaan. käyttöoikeudet myönnetään tehtäväkohtaisesti. Jokainen käyttäjä hyväksyy tietojen ja tietojärjestelmien käyttö- ja salassapitositoumuksen.

11) Tarkastusoikeus
Rekisteröidyllä on oikeus saada rekisterinpitäjältä vahvistus siitä, että häntä koskevia henkilötietoja käsitellään tai että niitä ei käsitellä. Rekisterinpitäjän on toimitettava jäljennös käsiteltävistä henkilötiedoista. Jos rekisteröity pyytää useampia jäljennöksiä, rekisterinpitäjä voi periä niistä hallinnollisiin kustannuksiin perustuvan kohtuullisen maksun. Rekisterinpitäjän on toimitettava tiedot ilman aiheetonta viivytystä ja joka tapauksessa kuukauden kuluessa pyynnön vastaanottamisesta. Määräaikaa voidaan tarvittaessa jatkaa enintään kahdella kuukaudella ottaen huomioon pyyntöjen monimutkaisuus ja määrä. Rekisterinpitäjän on ilmoitettava rekisteröidylle tällaisesta mahdollisesta jatkamisesta kuukauden kuluessa pyynnön vastaanottamisesta sekä viivästymisen syyt. Jos rekisterinpitäjä ei toteuta toimenpiteitä rekisteröidyn pyynnön perusteella, rekisterinpitäjän on ilmoitettava viipymättä ja viimeistään kuukauden kuluessa pyynnön vastaanottamisesta rekisteröidylle syyt siihen ja kerrottava mahdollisuudesta tehdä valitus valvontaviranomaiselle ja käyttää muita oikeussuojakeinoja. Omien tietojen tiedonsaantipyynnön perusteella sekä EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen 13 ja 14 artiklan nojalla toimitetut tiedot ja kaikki 15–22 ja 34 artiklaan perustuvat tiedot ja toimenpiteet ovat maksuttomia. Jos rekisteröidyn pyynnöt ovat ilmeisen perusteettomia tai kohtuuttomia, erityisesti jos niitä esitetään toistuvasti, rekisterinpitäjä voi joko

1. periä kohtuullisen maksun ottaen huomioon tietojen tai viestien toimittamisesta tai pyydetyn toimenpiteen toteuttamisesta aiheutuvat hallinnolliset kustannukset; tai
2. kieltäytyä suorittamasta pyydettyä toimea. Näissä tapauksissa rekisterinpitäjän on osoitettava pyynnön ilmeinen perusteettomuus tai kohtuuttomuus.

Tietopyyntö osoitetaan rekisterin yhteyshenkilölle.

12) Oikeus tiedon oikaisemiseen
Rekisteröidyllä on oikeus vaatia, että rekisterinpitäjä oikaisee ilman aiheetonta viivytystä rekisteröityä koskevat epätarkat ja virheelliset henkilötiedot. Puutteelliset tiedot rekisteröidyllä on oikeus saada täydennetyiksi, muun muassa toimittamalla lisäselvitystä. Se, onko tiedoissa puutteellisuuksia, ratkaistaan ottamalla huomioon rekisterin henkilötietojen käsittelyn tarkoitus. Jollei rekisterinpitäjä hyväksy rekisteröidyn vaatimusta tiedon oikaisemista, hänen on annettava asiasta kirjallinen todistus. Todistuksessa on mainittava myös ne syyt, joiden vuoksi vaatimusta ei ole hyväksytty ja kerrottava mahdollisuudesta tehdä valitus valvontaviranomaiselle ja käyttää muita oikeussuojakeinoja. Oikaisupyyntö osoitetaan rekisterin yhteyshenkilölle.

13) Oikeus tehdä valitus
Rekisteröidyllä on oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle, erityisesti siinä jäsenvaltiossa, jossa hänen vakinainen asuinpaikkansa tai työpaikkansa on taikka jossa väitetty rikkominen on tapahtunut, jos rekisteröity katsoo, että häntä koskevien henkilötietojen käsittelyssä rikotaan tätä asetusta, sanotun kuitenkaan rajoittamatta muita hallinnollisia muutoksenhakukeinoja tai oikeussuojakeinoja. Oikeus perustuu EU:n yleisen tietosuoja-asetukseen (2016/679 artikla 77).

14) Muut mahdolliset oikeudet
Pyynnöt osoitetaan rekisterin yhteyshenkilölle.

Oikeus tietojen poistamiseen (tietosuoja-asetus art. 17)

Rekisteröidyllä on oikeus saada rekisterinpitäjä poistamaan rekisteröityä koskevat henkilötiedot ilman aiheetonta viivytystä edellyttäen, että jokin tietosuoja-asetuksen artiklan 17 momentin 1 edellytyksistä täyttyy. Oikeutta tietojen poistamiseen ei ole muun muassa jos lakisääteisen velvoitteen noudattaminen edellyttää tietojen käsittelyä tai jos käsittely tapahtuu yleistä etua koskevan tehtävän suorittamista tai rekisterinpitäjälle kuuluvan julkisen vallan käyttämistä varten.

Oikeus pyytää käsittelyn rajoittamista (tietosuoja-asetus art. 18)

Rekisteröidyllä on oikeus siihen, että rekisterinpitäjä rajoittaa henkilötietojen käsittelyä, jos jokin 18 artiklan 1 mom. a)-d) kohdan edellytyksistä täyttyy.

Vastustamisoikeus (tietosuoja-asetus art. 21)

Rekisteröidyllä on oikeus henkilökohtaiseen erityiseen tilanteeseensa liittyvällä perusteella milloin tahansa vastustaa häntä koskevien henkilötietojen käsittelyä, joka perustuu yleistä etua koskevan tehtävän suorittamiseen tai  rekisterinpitäjälle kuuluvan julkisen vallan käyttämiseen. Rekisterinpitäjä ei saa enää käsitellä henkilötietoja, paitsi jos rekisterinpitäjä voi osoittaa, että käsittelyyn on olemassa huomattavan tärkeä ja perusteltu syy. Jos henkilötietoja käsitellään suoramarkkinointia varten, rekisteröidyllä on oikeus milloin tahansa vastustaa häntä koskevien henkilötietojen käsittelyä tällaista markkinointia varten, mukaan lukien profilointia silloin kun se liittyy tällaiseen suoramarkkinointiin. Jos rekisteröity vastustaa henkilötietojen käsittelyä suoramarkkinointia varten, niitä ei saa enää käsitellä tähän tarkoitukseen.

Oikeus siirtää tiedot järjestelmästä toiseen (tietosuoja-asetus art. 20)

Rekisteröidyllä on oikeus siirtoon vain silloin, jos käsittely perustuu suostumukseen tai sopimukseen, ja jos käsittely suoritetaan automaattisesti. Rekisteröidyn oikeutta siirtää tiedot järjestelmästä toiseen ei sovelleta käsittelyyn, joka on tarpeen yleistä etua koskevan tehtävän suorittamiseksi tai rekisterinpitäjälle kuuluvan julkisen vallan käyttämiseksi. Jos tietojenkäsittely perustuu suostumukseen, rekisteröidyllä on oikeus peruuttaa suostumuksensa milloin tahansa.

Laadittu: 12.1.2018
Tarkastettu: 9.11.2018